Procedury | Formatrix

Polityka prywatności

KLAUZULA INFORMACYJNA

Zapewniając transparentność realizowanych procesów przetwarzania, przedstawiamy obowiązujące w Firmie Szkoleniowej FORMATRIX zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679
z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”).

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych, czyli podmiotem decydującym o celach
i sposobach przetwarzania, jest Firma Szkoleniowa FORMATRIX Marcin Filipowski z siedzibą
w Katowicach, ul. Klimczoka 9/35 (kod pocztowy: 40-857 Katowice). W sprawach związanych
z przetwarzaniem danych osobowych możesz skontaktować się z nami również mailowo pod adresem: [email protected].

2. Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania

Firma Szkoleniowa FORMATRIX oferuje doradztwo i kompleksowe usługi szkoleniowe dla placówek medycznych, firm farmaceutycznych, fizjoterapeutów oraz pielęgniarek.
Firma Szkoleniowa Formatrix specjalizuje się również w szkoleniach ze sprzedaży i obsługi klienta (dla handlowców, przedstawicieli, ekspedientów, KAM-ów), a także z zarządzania personelem, sprzedażą, motywowania, delegowania, coachingowych metod zarządzania, perswazji. Realizując swoje funkcje biznesowe, przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:

Cel przetwarzania:	Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych:
		Prawnie uzasadniony interes
		(art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
		jeśli występuje:
Działania zmierzające do zawarcia i realizacji umowy z klientem lub kontrahentem.	art. 6 ust. 1 lit. b	Potrzeba kontaktu z pracownikami /współpracownikami klientów i kontrahentów w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji.
	(dot. klientów);

	art. 6 ust. 1 lit. f RODO
	(dot. osób współpracujących
	z nami w imieniu klienta/kontrahenta).
Rozpatrywanie skarg, wniosków i reklamacji.	art. 6 ust. 1 lit. b, c oraz f RODO	Potrzeba kontaktu z pracownikami /współpracownikami klientów w związku z rozpatrywaniem skarg, wniosków i reklamacji.

	Przez czas trwania umowy lub do czasu upływu rękojmi lub rozliczenia reklamacji.
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń.	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	Przetwarzanie danych klientów lub kontrahentów i ich pracowników /współpracowników w związku z ustaleniem, dochodzeniem i obroną roszczeń.
	Przez czas do upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z umowy – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
Prowadzenie rozliczeń, księgowości.	art. 6 ust. 1 lit. c RODO	-
	Przez czas do wygaśnięcia obowiązków dotyczących przechowywania danych, wynikających z przepisów prawa, w szczególności przechowywania dokumentów księgowych (co do zasady przez 5 lat po roku, w którym wystąpiło zdarzenie prawne, które obligowało do wystawienia dokumentu księgowego).
Prowadzenie statystyk	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	Usprawnienie prowadzonej działalności dzięki wnioskom wyciągniętym na podstawie działań statystycznych.
	Przez czas prowadzenia innej, wskazanej w niniejszej tabeli operacji przetwarzania. Nie przechowujemy danych osobowych wyłącznie do celów statystycznych.
Prowadzenie działań marketingowych (w tym przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej).	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	Prowadzenie działań marketingowych promujących produkty i usługi.
	W przypadku prowadzenia marketingu z wykorzystaniem numeru telefonu lub adresu e-mail administrator uzyska zgodę na kanał komunikacji zgodnie z ustawą o świadczeniu usług drogą elektroniczną lub ustawą – Prawo telekomunikacyjne. Do czasu wniesienia sprzeciwu, czyli okazania nam w dowolny sposób, że nie chcesz pozostawać z nami w kontakcie ani otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach, ewentualnie do czasu przedawnienia roszczeń.
Przetwarzanie danych w ramach profilu FORMATRIX na portalu społecznościowym Facebook.	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	Prowadzenie bieżącej korespondencji przy wykorzystaniu narzędzi dostarczonych przez portal Facebook, w tym komunikator Messenger, oraz prowadzenie innych działań marketingowych.
	Dane są współadministrowane przez FORMATRIX i portal Facebook.

	Dane będą przetwarzane do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
Przetwarzanie plików cookies.	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	Dostosowanie treści stron internetowych do potrzeb użytkowników, w tym w celach marketingowych, optymalizacja korzystania z serwisów internetowych.
	Dane będą przetwarzane przez okresy wskazane w Polityce plików cookies lub do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.

	Wyrażenie sprzeciwu może nastąpić jedynie przez zmianę ustawień przeglądarki użytkownika końcowego, która uniemożliwi gromadzenie informacji z wykorzystaniem plików cookies.
Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami.	art. 6 ust. 1 lit. a, b, c oraz f RODO;	Rozpowszechnianie wizerunku pracownika /współpracownika na podstawie zgody prawnoautorskiej.
	art. 9 ust. 2 lit. b RODO
	Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przechowujemy przez 50 lub 10 lat.

	10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika jest stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.

	Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przechowujemy przez 50 lub 10 lat.

	10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika jest stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.

	W przypadku pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika będą przechowywane przez 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, przy czym w odniesieniu do tych spośród wyżej wymienionych pracowników, co do których pracodawca złoży raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, okres przechowywania dokumentacji oraz akt ulega skróceniu do 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym niniejszy raport został złożony.

	Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów będzie krótszy, administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu.

	Umowy cywilnoprawne będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń.
Prowadzenie rekrutacji.	art. 6 ust. 1 lit. a i c RODO	-
	(dot. kandydatów na pracowników);

	art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO
	(dot. kandydatów na współpracowników)
	Do 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku zgody wyrażonej na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłużej niż rok.

3. Odbiorcy danych

W związku z prowadzoną działalnością Firma Szkoleniowa FORMATRIX będzie ujawniać Twoje dane osobowe następującym podmiotom:

osobom prowadzącym działalność gospodarczą, w tym adwokatom i radcom prawnym, współpracującym z FORMATRIX w zakresie usług konsultingowych świadczonych na rzecz klientów Firmy Szkoleniowej FORMATRIX, oraz trenerom w zakresie przeprowadzenia szkoleń otwartych,
organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych wspomagającym naszą działalność, w tym firmie Microsoft, podmiotom audytującym naszą działalność, podmiotowi świadczącemu usługi księgowe lub podmiotom współpracującym z Firmą Szkoleniową FORMATRIX w ramach kampanii marketingowych, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z Firmą Szkoleniową FORMATRIX i wyłącznie zgodnie z naszymi poleceniami,
dostawcy usług płatniczych w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych, tj. PayU S.A. z siedzibą w Poznaniu, a także bankom, w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń,
w przypadku kandydatów do pracy – również internetowym portalom rekrutacyjnym.

4. Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność ich podania

Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Firmę Szkoleniową FORMATRIX, przysługuje prawo do:

dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
sprostowania (poprawiania) swoich danych,
usunięcia swoich danych,
ograniczenia przetwarzania swoich danych,
przenoszenia swoich danych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO) lub umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych – jeśli podstawą prawną ich przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Więcej informacji o prawach przysługujących osobom, których dane dotyczą, zawierają przepisy art. 12–23 RODO.

Ponadto osobie, której dane są przetwarzane przez Firmę Szkoleniową FORMATRIX, przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Więcej informacji pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi.

Czy musisz podawać Firmie Szkoleniowej FORMATRIX swoje dane osobowe?

Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz wywiązania się przez Firmę Szkoleniową FORMATRIX z wymogów prawa. Oznacza to, że jeśli chcesz skorzystać z oferowanych przez nas usług (m.in. szkoleń otwartych, doradztwa) zostać naszym kontrahentem (dostawcą) lub pracownikiem /współpracownikiem, musisz podać swoje dane osobowe.

Jeśli Twój pracodawca lub inny podmiot wskazał Cię jako osobę kontaktową w związku z zawarciem/realizacją umowy z Firmą Szkoleniową FORMATRIX (w tym w związku z Twoim udziałem w organizowanym przez nas szkoleniu), Twoje dane będą przetwarzane w zakresie ujawnionym przez ten podmiot (standardowo jest to imię, nazwisko, stanowisko, adres e-mail i nr telefonu).

W pozostałym zakresie (w szczególności chodzi o przetwarzanie danych przez Firmę Szkoleniową FORMATRIX w celach marketingowych) podanie danych jest dobrowolne.

5. Przekazywanie danych do państw trzecich

Dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (dalej: „EOG”). Mając jednak na uwadze świadczenie usług przez naszych podwykonawców przy realizacji wsparcia dla usług teleinformatycznych oraz infrastruktury IT, Firma Szkoleniowa FORMATRIX może zlecać wykonywanie określonych czynności bądź zadań informatycznych uznanym podwykonawcom działającym poza EOG, co może powodować przekazanie Twoich danych poza obszar EOG. Zgodnie z decyzją Komisji Europejskiej państwa odbiorców spoza EOG zapewniają odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zgodny ze standardami EOG.

W przypadku odbiorców na terytorium państw nieobjętych decyzją Komisji Europejskiej w celu zapewnienia odpowiedniego stopnia tej ochrony administrator zawiera umowy z odbiorcami danych osobowych, które są oparte na standardowych klauzulach umownych wydanych przez Komisję Europejską zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c RODO.

Kopię standardowych klauzul umownych można uzyskać od administratora – jego dane kontaktowe podano wyżej. Zastosowany przez administratora sposób zabezpieczenia Twoich danych jest zgodny z zasadami przewidzianymi w rozdziale V RODO. Możesz zażądać dalszych informacji o zabezpieczeniach stosowanych w tym zakresie, uzyskać kopię tych zabezpieczeń oraz dowiedzieć się, w jakich w miejscach są udostępniane.

6. Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany

Twoje dane osobowe nie będą wykorzystywane w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, które wywołałyby skutki prawne lub w podobny sposób wpływałyby na jakiekolwiek skutki wobec klientów, kontrahentów, ich pracowników lub współpracowników, jak również pracowników lub współpracowników administratora czy kandydatów do pracy.

Procedury firmowe

Procedura reklamacji usług świadczonych przez Firmę Doradczo-Szkoleniową Formatrix oraz Procedura ewaluacji szkoleń zamkniętych

Procedura reklamacji usług świadczonych przez Firmę Doradczo-Szkoleniową Formatrix

Procedura reklamacji usług świadczonych przez Firmę Szkoleniową Formatrix oraz Procedura ewaluacji szkoleń zamkniętych

Procedura reklamacji usług świadczonych przez Firmę Szkoleniową Formatrix

Klient ma możliwość złożenia reklamacji w sytuacji, gdy jest niezadowolony z jakości przeprowadzonej usługi.
Reklamację należy złożyć w formie pisemnej pocztą lub mailem na adres [email protected] w terminie do 7 dni po zrealizowanym szkoleniu ( w przypadku przesyłki pocztowej decyduje data nadania ).
Zastrzegamy 14-dniowy okres na rozpatrywanie reklamacji, począwszy od dnia otrzymania właściwego zgłoszenia, wykluczając dni wolne od pracy.
Uwagi reklamacyjne powinny zawierać:

Przedmiot reklamacji wraz ze stosowną argumentacją,
Propozycje formy zadośćuczynienia.

Firma Szkoleniowa Formatrix nie rozpatrzy reklamacji usługi w przypadku gdy zaistnieją jakiekolwiek poniższe warunki:

Cele szkolenia ustalone przed zrealizowaniem usługi zostaną w pełni osiągnięte,
Zajęcia zostaną przeprowadzone w sposób profesjonalny, uwzględniający działania prowadzące do wzmożenia aktywności grupy,
Program szkolenia zostanie w całości zrealizowany w trakcie zajęć,
Klient nie włączy się aktywnie w badanie potrzeb szkoleniowych przed realizacją usługi szkoleniowej,
Kursanci nie będą fizycznie obecni na zajęciach lub nie będą z należytym zaangażowaniem w nich uczestniczyć,
Kursanci nie będą aktywnie uczestniczyć w przygotowanych przez trenera częściach praktycznych.

Możliwe formy zadośćuczynienia ze strony firmy Formatrix, gdy reklamacja zostanie uznana za uzasadnioną:

Rabat na kolejną usługę szkoleniową lub doradczą
Realizacja formy doszkalającej z zakresu tematycznego podlegającego reklamacji
Kara finansowa wynikająca z zapisów umowy szkoleniowej
Dostarczenie dodatkowych materiałów szkoleniowych
Inne – na podstawie określonego w uznanym roszczeniu sposobu rozwiązania reklamacji

Procedura ewaluacji szkoleń zamkniętych

Po otrzymaniu zlecenia, ( podpisaniu umowy ) minimum 2 tygodnie przed szkoleniem następuje badanie potrzeb szkoleniowych na podstawie jednej z dwóch metod:

wywiadu ze Zleceniodawcą w trakcie spotkania lub (ostatecznie) telefonicznie.
Wywiad wykonujemy na podstawie ankiety „Badanie potrzeb szkoleniowych”
ankiety „Badanie potrzeb szkoleniowych” do wypełnienia drogą mailową przez Zleceniodawcę.

Na podstawie badania potrzeb tworzymy program szkolenia wraz z rozpisanymi celami i ujętymi propozycjami wdrożenia projektu. Wysyłamy program do akceptacji.
Tworzymy ewentualną korektę programu na prośbę Zleceniodawcy i wysyłamy go do akceptacji.
Realizujemy szkolenie z uwzględnieniem oczekiwań uczestników zebranych na początku warsztatu i odnosząc się do ich realizacji pod koniec szkolenia .
Jeżeli projekt szkoleniowy składa się z kilku działań ( warsztat, coachingi on the job etc. ) – jesteśmy w stałym kontakcie ze Zleceniodawcą monitorując na bieżąco efekty projektu (raporty cząstkowe, karty coachingowe).
Zwykle – jeżeli tylko program i ustalenia na to pozwalają – prosimy o wypełnienie karty wdrożeniowej „Moje postanowienia po szkoleniu”.
Sugerujemy, aby uczestnicy wysłali pocztą elektroniczną, w terminie do 3 dni po zakończeniu szkolenia, skan wypełnionych postanowień wdrożeniowych skierowany do swojego przełożonego.
Na zakończenie każdego szkolenia przekazujemy uczestnikom ankietę ewaluacyjną oceny trenera i organizacji szkolenia.
Trener, kończąc szkolenie informuje uczestników o swojej dostępności telefonicznej, w przypadku pytań lub wątpliwości merytorycznych związanych z tematyką szkolenia przez okres 14 dni od terminu zakończenia szkolenia.
W terminie 7 dni po zakończeniu szkolenia trener przygotowuje raport końcowy z odbytych zajęć. Dostarczamy go pocztą elektroniczną wraz z podsumowaniem ankiet ewaluacyjnych do Zleceniodawcy.
Umawiamy spotkanie podsumowujące ze Zleceniodawcą po projekcie w terminie do 6 tygodni po terminie ostatniego szkolenia. W przypadku umówionego spotkania raport końcowy przekazujemy osobiście wraz z wytycznymi do wdrożenia po projekcie oraz sugestiami nt. tematyki kolejnych szkoleń. W czasie spotkania omawiamy efekty szkolenia w odniesieniu do celów zawartych w jego programie. W przypadku jakichkolwiek zastrzeżeń ze strony Klienta stosujemy procedurę reklamacji.
W ramach ewaluacji efektów szkolenia proponujemy Zleceniodawcy następujące narzędzia:

Test wiedzy on-line w terminie od 14 do 21 dni po szkoleniu,
Pre-test i post-test wykonany przed i po szkoleniu,
Indywidualne coachingi on the job wdrażające kompetencje ćwiczone w trakcie warsztatu,
Follow up – krótki warsztat utrwalający wiedzę i umiejętności ze szkolenia głównego – do 3 miesięcy po projekcie.

W związku z faktem, że większość działań ewaluacyjnych jest dodatkowo płatna, decyzję o ich realizacji pozostawiamy do decyzji Zleceniodawcy.

Procedura przeprowadzania ewaluacji wewnętrznej

1. Dyrektor firmy szkoleniowej Formatrix , w ramach sprawowanego nadzoru nad jakością prowadzonych szkoleń przeprowadza ewaluację wewnętrzną i wykorzystuje jej wyniki
do doskonalenia jakości pracy firmy.

2. Zadania dyrektora firmy:

zatwierdzanie założeń projektów ewaluacyjnych,
pomoc w organizacji i przeprowadzaniu szkoleń,
rozstrzyganie spraw spornych wynikłych w związku z realizacją projektów ewaluacyjnych,
zapewnianie monitoringu wdrażania rekomendacji,
organizacja szkoleń dla trenerów na temat ewaluacji,
doskonalenie ewaluacji wewnętrznej w firmie i zapewnianie jakości działań ewaluacyjnych,
wykorzystanie wyników ewaluacji wewnętrznej do podejmowania działań na rzecz rozwoju firmy i doskonalenia jakości świadczonych przez nią usług.

3. Ewaluację wewnętrzną przeprowadza się w odniesieniu do zagadnień uznanych w firmie za istotne w jej działalności.

4. Ewaluacja wewnętrzna jest przeprowadzana przez dyrektora firmy.

5. Przeprowadzenie czynności związanych z ewaluacją wewnętrzną nie może zakłócać pracy trenerów ani przebiegu szkolenia.

6. Dyrektor firmy w wyniku ewaluacji wewnętrznej sporządza raport ewaluacji / notatkę przebiegu superwizji z ewentualnymi rekomendacjami dla trenera.

7. Raport sporządzony przez dyrektora zostaje umieszczony w dokumentacji firmy.

8. Pełna wersja materiałów ewaluacyjnych jest przechowywana zgodnie z wymogami wynikającymi z realizowanego projektu.

9. Proces ewaluacji wybranego zagadnienia kończy się dopiero po wdrożeniu rekomendacji.